Konversi File Text ke Excel

 

Beberapa minggu yang lalu saya baru mendapat kuliah audit. Pada kuliah tersebut dipelajari cara mengubah format data dari *.txt ke *.xls. Menurut sang dosen, hal ini sangat berguna ketika auditoee memberikan data kepada auditor dalam bentuk *.txt, misalnya: jurnal penjualan, jurnal pembelian dsb.

Sebelum mengkonversi ke excel ada baiknya diketahui jenis** file yang dikonversi, yaitu:

1.       Fixed width file

a fixed width text file is a file that has a specific format which allows for the saving of textual information/data in an organized fashion. 

Contoh:

  Name                      State       Telephone 

John Smith               WA          Z18-Y11-4111

Mary Hartford       CA            a19-Z19-4341

Evan Nolan             IL               b19-532-c301

Pada contoh di atas terlihat bahwa jumlah digit pada masing** kolom sudah fix.

2.       Delimited file

File is used for the digital storage of data structured in a table of lists form, where each associated item (member) in a group is in association with others also separated by the commas of its set. Each line in the CSV file corresponds to a row in the table. Within a line, fields are separated by commas, each field belonging to one table column. Since it is a common and simple file format, CSV files are often used for moving tabular data between two different computer programs, for example between a database program and a spreadsheet program.

Pad intinya data tersimpan di mana kolom** dipisahkan pemisah yang disebut delimiter yang dapat berupa tab [tab] koma(,) , titik koma (;), spasi, dan atau tanda lainnya.

Contoh:

1997,Ford,E350,Super, luxurious truck (tanda koma tidak akan muncul ketika file dibuka, pembaca file yang harus menentukan apakah jenis delimiter dari file yang akan dibaca)

NB: tidak ada tanda atau ketentuan khusus untuk membedakan apakah suatu file adalah fixed width atau delimited. Sehingga, diperlukan trial and error…

Ok, mari kita coba sedikit latihan, latihan yang dipakai di sini adalah menggunakan delimited file, karena biasanya lebih banyak variasinya dan sedikit membingungkan…

a.       Latihan 1

Untuk latihan 1 silakan download filenya di sini

Berikut, langkah-langkahnya:

a.    Ekstrak file yang telah didownload

b.   Buka Microsoft excel (yang saya pakai adalah versi 2007)

c.    Klik Office button (di pojok kiri atas yang ada lambang Microsoft)→Open, kemudian pada pilihan Files of type pilihlah Text files (*.prn; *.txt; *.csv), setelah itu pada bagian File name browse dan pilih ke file yang telah diekstrak klik Open, maka akan muncul jendela seperti ini:

d.   Pastikan pilihan pada file type adalah Delimited, setelah itu klik next, dan akan muncul jendela seperti ini:

e.   Tentukan delimeter yang tepat untuk file ini dengan mencoba satu perasatu delimeter apakah tab, titik koma, koma,spasi atau yang lainnya. Delimeter untuk satu file mungkin juga terdiri atas beberapa delimeter.  Untuk file ini delimeter yang tepat adalah Tab. Setelah mencentang pada bagian Tab, klik tombol Next, maka akan muncul jendela seperti ini:

f.   Setelah muncul jendela seperti di atas, maka diperlukan penentuan format untuk tiap-tiap kolom, apakah general, text, date, atau skip. Pada bagian ini ada yang harus diperhatikan yaitu pada bagian:

1)      Advanced, untuk menentukan jenis pemisah ribuan dan decimal

 2)      Pada bagian date, untuk menentukan cara penulisan tanggal pada data

Pad file ini, kolom pertama, ketiga s.d. kelima adalah general, sedngakan kolom kedua adalah date dengan format MDY. Setelah itu, klik Finish dan akan keluar tampilan tabel dan kolom excel.

g.    Setelah selesai mengkonversi maka saatnya memeriksa kesalahan pada tampilan data:

1)      Pastikan kolom angka adalah memang berformat angka

Untuk mengeceknya, hanya tinggal memasukkan formula misalnya penambahan dan melihat hasilnya. Jika tidak terdefinisi maka dipastikan kolom yang seharusnya angka bukan dalam format angka. Untuk mengubahnya, hanya tinggal memblok kolom, klik kanan, Format cells→tab Number→Number, klik OK

2)      Kesalahan pada pada saat data dikonversi atau kesalahan pada saat data dikeluarkan dari database auditee.

Untuk kesalahan karena konversi, dapat berupa digit yang hilang, huruf yang tidak lengkap, dsb.  Untuk mengatasinya dilakukan dengan teknik-teknik tertentu, misalnya dengan menggunakan Find & Replace atau mengubah pada bagian** yang salah.

Untuk kesalahan yang disebabkan pada saat data dikeluarkan dari database auditee, maka sebaiknya auditor mengkonfirmasikannya pada auditee.

Pada file ini kesalahan terdapat pada kolom tanggal, 1) terdapat tulisan tahun yang seharusnya 2000 menjadi 200, untuk mengatasinya: tinggal memblok pada bagian yang salah, tekan Ctrl+F (muncul jendela Find & Replace), pilih tab replace. Tulis nilai Find “/200” dan nilai replace menjadi “/2000”, klif Replace all, maka ini akan mengganti tahun yang tertulis 200 menjadi 2000 pada kolom yang terblok. Karena terdapat beberapa kesalahan maka langkah ini diulangi sampai data sesuai dengan yang seharusnya,

 2) Tanggal tertulis menjadi ########, untuk kesalahan ini maka diperiksa terlebih dahulu dokumen txt-nya (file txt yang diekstrak). Ternyata, setelah diperiksa diketahui bahwa pada txt juga tertulis ########, maka kesalahan ini terjadi ketika data dikeluarkan dari database auditee. Untuk kesalahan ini auditor harus mengkonfirmasikannya dengan auditee. 

Jika telah dapat diidentifikasi dan diperbaiki kesalahannya maka proses konversi telah selesai.


Sumber:

http://www.softinterface.com/Convert-XLS%5CFeatures%5CFixed-Width-Text-File-Definition.htm

http://en.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values