taufiktanjung: Uji keberadaan & Kelengkapan (Fungsi Countif)

Uji keberadaan bertujuan untuk mengetahui apakah suatu transaksi memang terjadi atau ada. Sedangkan, uji kelengkapan bertujuan untuk mengetahui apakah semua transaksi yang terjadi telah dicatat dalam pembukuan auditee.

Cara yang paling sederhana yang digunakan dalam Microsoft excel adalah denga menggunakan fungsi Countif. Fungsi ini bertujuan untuk menghitung jumlah cell dalam suatu range yang berisi data dengan kriteria tertentu. Bentuk formulanya adalah:

=COUNTIF(range;kriteria)

Keterangan:

1. Range adalah 1 atau lebih cell yang akan dihitung data numerik, nama range, array, atau rumus yang berisi data. Namun untuk cell kosong akan diabaikan.

2. Kriteria adalah argumen yang berisi kriteria yang akan diuji, berisi rumus, alamt cell, atau teks yang mewakiliki kriteria.

Sebagai contoh dalam penggunaan audit adalah ketika mengecek Deliveri Order (DO) yang dimiliki auditee. Untuk mengetahui apakah semua transaksi dicatat dan DO yang dimiliki auditee tidak mengadung nomor DO yang sama.

Nb:

Nomor DO yang hilang atau lompat, mengindikasikan transaksi tersebut disembunyikan untuk mengecilkan penjualan.

Nomor DO yang dobel, mengindikasikan transaksi yang ingin mengelabui permeriksa seolah** nomor DO telah sesuai urutan.

Yow..yow..yow, mari dicoba yuk

Sebelumnya, silakan download file latihannya di sini

a. Ekstrak file yang telah didownload

b. Buka file yang telah di ekstrak dengan Microsoft excel (yang saya pakai adalah versi 2007.

c. Yang ingin kita lakukan adalah menguji kolom A yang berisi nomor DO. Jadi, sebaiknya, kolom B s.d H disembunyikan saja agar lebih fokus pada nomor DO. Ini dilakukan dengan memblok kolom B s.d H, kemudian klik kanan dan pilih menu Hide.

Setelah disembunyikan akan menjadi,

d. Kolom A merupakan range pada formula countif (lihat penjelasan di awal). Kemudian kita akan membutuhakan criteria. Kriteria yang kita pakai adalah Nomor DO yang urut. Sehingga, harus dibuat kolom yang berisi nomor Do yang urut.

Buatlah disebelah kolom A, yaitu pada kolom I dengan judul DO URUT. Kemudian pada baris kedua tulislah angka terkecil yaitu 10248.

e. Kemudian tariklah nomor terkecil (I2) s.d urutan terakhir kolom A dengan cara melatakkan kursor pada pojok kiri cell I2 sampai muncul tanda tambah yang kecil (bukan yang besar), kemudian menariknya sampai ke bawah sampai dengan nomor terakhir pada kolom A.

Jika telah menarik sampai bawah maka akan muncul menu auto fill option kemudian pilih fill series.

Setelah memilih fill series akan menjadi nomor yang urut

Langkah di atas bisa juga dilakukan dengan jalan melatakkan kursor pada pojok kiri cell I2 sampai muncul tanda tambah yang kecil (bukan yang besar), kemudian dobel klik sehingga otomatis nomor terkcil I2 akan terkopi sampai dengan nomor terakhir pada kolom A. Kemudian akan muncul menu auto fill option, pilih fill series.

f. Pada kolom berikutnya, yaitu kolom J beri nama CEK DO.

g. Pada baris kedua kolom J, masukkanlah fungsi countif dengan range adalah kolom A dan criteria adalah pada salah satu bari kolom I yang diwakili I2. Sehingga formulanya menjadi:

=COUNTIF(A:A;I2)

h. Setelah memasukkan formula pada baris kedua, kopilah formula tersebut sampai dengan baris terakhir kolom A dan I dengan menariknya atau melakukan dobel klik (lihat cara kopi di point E).

Maka pada kolom J, akan terdapat tampilan seperti ini,

i. Untuk mengetahu adanya DO yang dobel hilang, lakukan filter pada kolom J. Dengan melakukan blok pada kolom J, masuk ke bagian Menu, dan pilih filter.

j. Untuk mengecek DO yang ganda, klik tanda ekstension pada kolom J, pilih Number Filters, kemudian pilih lagi Greater Than…

k. Setelah mengklik Greater Than…, akan keluar jendela bantu. Pada jendela bantu akan diminta untuk memasukkan criteria dari greater than, masukkan angka 1 dan klik OK. Yang artinya kita ingin mencari nomor DO yang tercantum lebih dari 1 kali atau dobel.

l. Setelah mengklik OK, maka akan terdapat tampilan sebagai berikut

Artinya adalah, DO dengan No urut 10268 (pada kolom DO URUT) tercatat sebanyak 2 kali pada kolom No DO (kolom A)

m. Untuk DO yang lompat, klik kembali tanda ekstension pilih Number Filters, kemudian pilih Equals…, maka akan keluar jendela bantu. Pada jendela bantu akan diminta untuk memasukkan criteria dari equal, masukkan angka 0 dan klik OK. Yang artinya kita ingin mencari nomor DO yang terlewat atau tidak dicantumkan.