Teknik Membandingkan (1)

Kegiatan audit, tidak pernah lepas dari yang namanya membanding-bandingkan. Membandingkan antara yang tercatat dengan yang real, membandingkan dokumen tertentu satu dengan yang lain, dsb. Agar dapat efisien dan efektif, auditor harus tahu dokumen apa yang akan dibandingkan, dan unsur** apa yang dibandingkan. Jika telah mengetahuinya maka, dijamin pekerjaan akan jadi lebih mudah.

Kuliah beberapa hari yang lalu, dijelaskan penggunaan Microsoft excel dalam hal membandingkan satu dokumen dengan dokumen lainnya. Ada beberapa cara yang digunakan, antara lain dengan menggunakan fungsi VLOOKUP, conditional formatting, data validation, dan fungsi IF.

Daripada, panjang lebar lebih baik kita coba nyok. Sebelumnya download filenya di sini…

Yang pertama, Coba dulu dengan fungsi VLOOKUP

a.       Ekstrak file yang telah didownload

b.      Buka file yang telah di ekstrak dengan Microsoft excel (yang saya pakai adalah versi 2007. Pada file ini terdapat dua sheet, yang pertama RekeningKoran dan BukuBesarBank. Kedua sheet tersebutlah yang akan dibandingkan satu sama lain. Hal ini bertujuan untuk merekonsiliasi kedua catatan tersebut, seperti: biaya apa yang tercatat di rekening Koran bank namun tidak tercatat di, buku besar auditee dll.

c.       Sebelum melakukan perbandingan kedua dokumen tersebut, namai dahulu unsur dokumen yang akan dibandingkan, sehingga lebih mudah dalam menginput formula. Karena di sini, akan dibandingkan bukti cek rekening Koran dan nomor cek buku besar bank, maka unsur dokumen yang ditandai adalah pada buku besar bank, yaitu pada kolom NO CEK / TRANSFER.

Buka buku besar bank, blok kolom ketiga dari baris ke-4 s.d. ke-17.

Setelah di blok, arahkan kursor ke bagian yang telah diwarnai merah. Klik pada bagian tersebut, untuk menamai baris** yang telah diblok. Kali ini akan saya namakan BukuBesarBank.

d.      Setelah, selesai menamai kembali ke sheet sebelumnya, yaitu sheet rekening Koran. Tambahkan kolom di sebelah kanan kolom kredit dan beri nama vlookup test.

e.      Kemudian, saatnya memasukkan fungsi vlookup. Sedikit tentang fungsi vlookup.

Fungsi VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu data secara vertikal, lalu mengambil nilai yang diinginkan pada table tersebut berdasarkan kunci tertentu. Formula dasarnya adalah:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, range_lookup)

Keterangan :

·         Lookup_value adalah sel referensi/nilai yang hendak dijadikan kunci dalam pencarian data.

·         Table_array adalah tabel/range yang merupakan table yang menyimpan data yang hendak kita cari.

Catatan Penting !

ü  Usahakan Table_array sudah disort pada field kunci nya (baik secara ascending ataupun descending)

ü   Huruf besar ataupun huruf kecil dianggap sama saja atau diabaikan pada field kunci di Table_array.

·         Col_index_num   adalah nomor kolom yang hendak kita ambil nilainya. Col_index_num harus berisi nilai sama dengan atau lebih besar dari 1. Jika kurang dari 1, VLOOKUP akan mengembalikan nilai error = #VALUE!. Jika col_index_num lebih besar dari jumlah kolom pada table_array nya, VLOOKUP akan mengembalikan nilai error = #REF!.

·         Range_lookup   adalah nilai logika TRUE / FALSE yang mana VLOOKUP akan mencari data secara tepat atau secara kira-kira atau pendekatan.

ü  Jika range_lookup kita isi TRUE, maka yang akan digunakan adalah metode pendekatan atau kira-kira. Seandainya nilai yang kita cari tidak ada, maka yang akan diambil adalah nilai yang lebih besar pada sell berikutnya dimana nilainya lebih kecil atau sama dengan nilai lookup_value (field kunci). Seandainya tidak ada nilai yang lebih kecil atau sama dengan nilai lookup_value (field kunci), maka VLOOKUP akan mengembalikan nilai error = #N/A.

ü  Adapun jika range_lookup kita isi FALSE, maka yang akan digunakan adalah metode tepat. Pada metode tepat ini, jika VLOOKUP tidak menemukan data yang kita cari, maka ia akan mengembalikan nilai error = #N/A, padahal kita ingin jika ia tidak menemukan data yang kita cari, inginnya sell ini diisi dengan nilai 0 atau nilai lainnya yang kita inginkan. Maka untuk mengatasi hal ini, gunakan rumus IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) dan ISERROR(Value).

Kalo dirasa belum puas silakan coba link berikut.

Pada kolom F baris keempat(F4) atau di bawah judul kolom vlookup test masukkan formula sebagai berikut:

=VLOOKUP(B4;BukuBesarBank;1;FALSE)

Artinya, dengan nilai kunci B4, lihat secara vertical pada BukuBesarBank (nama baris yang ditandai pada langkah c) dengan kolom 1, di mana pencarian dilakukan secara tepat (yang sama).

f.        Setelah diinput formula pada F4, maka untuk baris berikutnya s.d 18 tinggal ditarik saja, sehingga dihasilkan sebagai berikut:

g.       Apakah arti dari tanda #N/A pada F8 dan F13???

Hal ini berarti, nilai pada B8 dan B13 (nilai kunci) tidak ditemukan pada BukuBesarBank (nama baris yang ditandai pada langkah c).

Sumber:
http://solver.web.id/rumus-fungsi/vlookup.html
http://opi.110mb.com/excelweb/VLOOKUP.htm